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(veröffentlicht am 01.02.2013, 11:16:29 Uhr)

Das richtige Führen eines Fahrtenbuchs. Auch am Smartphone.
von Redaktion



Das Führen eines Fahrtenbuchs gehört nicht zu den Lieblingsbeschäftigungen eines Unternehmers, ist aber notwendig um den Anteil der Nutzung des KFZ für den Geschäftsbereich zu dokumentieren, und gegenüber privater Nutzung abzugrenzen.

Das Bundesministerium für Finanzen hat genaue Vorstellungen darüber wie ein Fahrtenbuch zu Führen ist. Wer wie gewohnt mit Stift und Papier Buch führen will, braucht nicht mehr zu beachten als zumindest Fahrtzweck (besuchte Person, Unternehmen, etc.), Anfangs-, Endkilometerstand, sowie Abfahrts- und Ankunftszeit für jede Fahrt aufzuschlüsseln und dabei auch die Klassifizierung festzulegen – also zumindest ob die Fahrt Geschäftlich oder Privat war. Zu beachten ist die geschlossene und gebundene Form (keine losen Zettel), chronologische Führung, lückenlose Erfassung (Privatfahrten erfordern nicht unbedingt den Ausweis was getan wurde, schadet aber nicht) und zeitnahe Führung. Beachten sollte man auch, ob die notierten Fahrten, Zeiten und Kilometer mit den Werkstatt-Aufenthalten deckungsgleich sind, ob man wirklich ein Jahr hindurch immer den selben Kugelschreiber zur Hand hatte und den Gesamtzustand des Fahrtenbuchs (Stichwort Abnützung).

Elektronisches Fahrtenbuch

Leider erschwert ein Fahrtenbuch aus Papier die Berechnung der Privatnutzung. Hier kommt die moderne Datenverarbeitung ins Spiel, die das auf Knopfdruck erledigen kann. Für elektronische Fahrtenbücher gilt im Grunde das gleiche wie für das klassische Fahrtenbuch: Eine zeitnahe Erfassung aller erforderlichen Daten, die vollständige und lückenlose Aufzeichnung sowie die geschlossene Führung. Letzteres bedeutet, dass nachträgliche Manipulationen von Fahrten ausgeschlossenen sein müssen (also Excel leider nein - weder Führung noch Export) oder Änderungen vom Programm automatisiert ohne Eingriff des Benutzers protokolliert werden. Der Export der Fahrten muss in ein Dokumentformat erfolgen, welche die nachträgliche Manipulation ebenfalls verhindert (endgültiger Charakter), mit chronologischer Auflistung und fortlaufender Seitenzahl.

Das Fahrtenbuch am Smartphone

Seitdem sich Mobiltelefone in den letzten Jahren zu leistungsstarken Minicomputern weiterentwickelt haben, hat sich das Smartphone zu einer praktischen und interessanten Alternative gegenüber der Führung eines Fahrtenbuchs mit Stift und Papier entwickelt. Die Vorteile liegen auf der Hand: Das Fahrtenbuch als Smartphone App ist immer dabei und kann jederzeit auf Knopfdruck den Anteil der Privatnutzung ausweisen.

Das Fahrtenbuch Miles für das Apple iPhone

Im App Store sticht die iPhone App »Miles Fahrtenbuch« angenehm hervor. Das durchdachte Konzept erlaubt die Erfassung von Fahrten im Handumdrehen und die detaillierten Statistiken für unterschiedliche Perioden geben beispielsweise den Ausweis der Privatnutzung anhand von aussagekräftigen und hübschen Diagrammen wieder. Gewählte Perioden und Klassifizierungen (Geschäftlich, Beruflich, Privat oder Alle) lassen sich als PDF exportieren und genügen gemeinsam mit einem zusammenfassenden Deckblatt den Vorgaben des Finanzamts. Auf den Import von Fahrten sowie dem Export in ein anderes Format als PDF wurde im Sinne der uneingeschränkten Akzeptanz vor Finanzbehörden offenbar verzichtet. Mit seiner hübschen Oberfläche ist Miles zudem eine App, die das Führen eines Fahrtenbuchs nicht zur Qual werden lässt. Nicht unwesentlich für eine Software, die man wohl Tag für Tag in Verwendung haben wird.
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